Dentro del entorno competitivo empresarial actual, las empresas que gestionan servicios en campo tienen que afrontar el desafío constante de garantizar que los trabajos asignados se lleven a cabo con precisión y en el tiempo establecido en el proceso.

Este proceso no solo depende del trabajo de los colaboradores, sino de herramientas, plataformas y sistemas que te permitan monitorear, validar y registrar las actividades que se realizaron.

Contar con una solución que cree evidencias del servicio en campo se ha vuelto una necesidad esencial para mejorar la transparencia, optimizar procesos y ganar la confianza de tus clientes, fidelizándolos.

¿Cuál es la importancia de las evidencias del servicio en campo?

Las evidencias del servicio en campo se tratan de documentos, registros o datos recopilados mientras se lleva a cabo una tarea, y verifican que esta se realice según las expectativas.

Estas evidencias pueden incluir desde, fotografías, formularios digitales o reportes automatizados.

Si no cuentas en tu empresa con estas pruebas tangibles, podrías enfrentarte a problemas como:

• Falta de claridad en la ejecución de las tareas: si no se tiene evidencia, es muy complicado saber si el trabajo se llevó a cabo de forma correcta.
• Problemáticas con los clientes: sin pruebas tangibles, se pueden crear dudas relacionadas con la calidad o el cumplimiento del servicio.
• Mayor dificultad de supervisar: supervisar equipos en campo sin la ayuda de un sistema que documente o registre las actividades, es bastante difícil y provoca incertidumbre en la operación.

Si, al contrario, automatizas la generación de evidencias, con ayuda de herramientas tecnológicas, podrás obtener una serie de ventajas, además de registrar evidencias del servicio en campo, como las siguientes:

• Ganas mayor transparencia

Gracias a la automatización podrás eliminar el margen de error humano al capturar las evidencias, por ejemplo, un sistema logra registrar de forma automática fotografías geolocalizadas y selladas con la fecha y hora en las que se hicieron las tareas.Con esto aseguras que tu empresa y tus clientes cuenten con claridad absoluta sobre lo que ocurrió en el sitio.

• Mejor optimización del tiempo

Gracias a los sistemas automatizados es posible simplificar la recopilación y el envío de evidencias, permitiendo que tu personal de campo pueda enfocarse en completar su labor, en lugar de llenar extensos reportes de forma manual y tardada.

• Minimizas los conflictos

Las evidencias objetivas apoyan en resolver diferencias entre lo que se prometió y lo entregado.Con un reporte detallado, donde se incluyan fotografías y notas, se podrá facilitar la comunicación con tus clientes, otorgándoles tranquilidad al saber que sus solicitudes se atendieron de forma eficiente y correcta.

• Mejora en la toma de decisiones

Los datos que se recopilaron en tiempo real no solo prueban que el trabajo se llevó a cabo, sino que también otorgan información valiosa para lograr analizar el desempeño del equipo, detectando áreas de mejora y optimizando la eficiencia en la operación de forma general.

• Cumplimiento normativo

En algunos sectores, las evidencias documentadas pueden ser vitales para demostrar que se lleva a cabo el cumplimiento de normas, leyes y contratos.Al automatizar este proceso aseguras que la información se encuentre organizada y esté siempre disponible para inspecciones o auditorías.

Soluciones tecnológicas para generar evidencias

Hoy en día existen muchas herramientas creadas para facilitar la gestión de evidencias del servicio en campo.

Entre las soluciones que podemos mencionar, incluyen funciones como:

• Captura de fotografías en tiempo real.
• Geolocalización de las actividades realizadas.
• Formularios digitales personalizables.
• Reportes automatizados en tiempo real que se comparten con los clientes de forma inmediata.

Con las mejores plataformas también lograrás la integración con otros de tus sistemas empresariales, permitiendo que la información que se recopile fluya de forma eficiente hacia el área  que lo necesite en la empresa.

En FIELD podemos ayudarte. Comprendemos las necesidades de las empresas que gestionan servicios en campo, además de que hemos desarrollado una solución diseñada para que se garantice el cumplimiento y la calidad de los trabajos.

Gracias a nuestra plataforma podrás automatizar la generación de evidencias, además de ganar los siguientes beneficios:

• Reportes en tiempo real que mantienen a tu equipo y a tus clientes informados.
• Ofrecemos captura de fotografías y de datos con sellos de tiempo y ubicación.
• Gana gestión centralizada de tu información, la cual es ideal para poder auditar procesos o compartir resultados con tus clientes de forma sencilla.
• Recibe alertas y notificaciones que aseguren que ningún trabajo quede pendiente.