Si cuentas con personal en trabajo de campo, entonces sabes lo difícil que es gestionarlos. El trabajo de campo, por su naturaleza, requiere de actividades que no son siempre visibles para los supervisores, lo cual provoca incertidumbre sobre cómo se invierte el tiempo laboral.

Este problema impacta de forma negativa en la productividad, los resultados obtenidos y la confianza entre la empresa y los colaboradores. Por este motivo abordaremos los problemas más comunes que se relacionan con la falta de seguimiento a tu personal de campo, cómo afecta al rendimiento empresarial y soluciones efectivas para mejorar la transparencia y control.

¿Qué provoca el desconocimiento de las actividades de tu personal de campo?

Hay varios motivos que complican conocer las actividades específicas de tus colaboradores en campo durante su jornada laboral. Estos son los más comunes:

• Falta de herramientas correctas para monitorear las actividades: muchas empresas no cuentan con sistemas o plataformas que les permitan llevar a cabo un seguimiento en tiempo real de sus colaboradores en campo, lo cual crea incertidumbre en la información sobre sus labores y ubicaciones.
• Procesos manuales y desactualizados: si se depende solo de reportes escritos o de llamadas telefónicas para rastrear las actividades, es bastante ineficiente, ya que estas prácticas no otorgan una visibilidad inmediata ni precisa.
• Limitaciones dentro de la comunicación: si no cuentas con un canal fluido donde intercambiar información, el personal de campo y los supervisores pueden sufrir de malentendidos sobre las tareas asignadas y su estado actual.‍
• Falta de supervisión y de capacitación: si los colaboradores no tienen claras las expectativas o no existe una supervisión correcta, es muy probable que aparezcan lagunas en el rendimiento en general.

Problemas que surgen por la falta de control

Si no se tiene una visibilidad clara del desempeño de tus colaboradores de campo, tu empresa puede encontrarse con diversos problemas, tales como:

• Los colaboradores no podrán cumplir con sus trabajos asignados de forma eficiente sin un seguimiento constante, perdiendo productividad y eficiencia.
• El tiempo que no se aprovecha de forma adecuada provoca gastos innecesarios, como combustible, transporte u horas extras, aumentando bastante los costos.
• Si las visitas o servicios no se realizan a tiempo o según los estándares de calidad esperados, puede generar insatisfacción en tus clientes, percibiendo una falta de profesionalismo de parte de tu empresa.
• La incertidumbre sobre las actividades del equipo provoca desconfianza y afecta la relación entre supervisores y colaboradores, causando tensión laboral.

¿Cómo puedes ganar visibilidad en el trabajo de campo?

Para comenzar, recuerda establecer objetivos claros y que sean medibles; define qué tareas se deben llevar a cabo, cuánto tiempo deberían tomar y cuáles son los indicadores clave de desempeño.

Crea un sistema de reportes simple, con un formato que permita a los colaboradores registrar sus actividades al final del día, detallando las tareas terminadas y los tiempos que se necesitaron.

Asimismo, en esta era digital, es necesario implementar la tecnología adecuada, como herramientas digitales, que facilitan la supervisión en tiempo real. Las plataformas especializadas cuentan con la opción de rastrear ubicaciones, horarios y hasta pueden crear reportes de forma automática.

Asegúrate que tu equipo de campo cuente con acceso a canales claros y efectivos donde puedan recibir instrucciones y compartir la información más relevante, fortaleciendo la comunicación interna.

No olvides capacitar a tu equipo; es mejor que todos los colaboradores entiendan la importancia de reportar su progreso y cómo realizarlo de la mejor forma.

Beneficios de mejorar la supervisión del personal de campo

Elegir soluciones que te permitan conocer qué hace tu personal durante su jornada laboral te otorga diversas ventajas, y no solo eso, sino que los supervisores, tus equipos y la empresa lo notarán:

• Mejora la eficiencia operativa: cuando identificas áreas de mejora, es viable optimizar las rutas, horarios y las tareas asignadas, lo que minimiza los tiempos muertos.
• Mayor confianza en los resultados: tener evidencias claras de las actividades que realizan tus equipos elimina dudas y fortalece la relación con tus clientes.
• Mejora la toma de decisiones: los datos compilados te permiten analizar tendencias para ajustar las estrategias de manera efectiva.
• Minimizas los costos: con una mayor organización y control se evitan los desperdicios de recursos, asegurando que cada minuto de la jornada laboral se invierta de forma correcta.
• Se motiva a los colaboradores: el personal que recibe retroalimentación constante y justa sobre su desempeño laboral es más fácil que se comprometan y estén satisfechos con su trabajo.

Mientras las empresas buscan mejorar su productividad y atención al cliente, es necesario el implementar estrategias que les permitan un mayor control de trabajo de campo.