Cualquier empresa necesita eficiencia en sus labores, además de ahorrar recursos y tiempo para volverse mucho más productiva y alcanzar sus objetivos.
Cuando hablamos de gestión de servicios en campo, uno de los retos más importantes es la recopilación de datos exactos y su presentación de manera efectiva a través de los informes.
De forma habitual, los reportes impresos siempre han sido el formato estándar, pero con el avance de la tecnología y las herramientas digitales, esta forma de gestionar información puede ser bastante costosa, ineficiente e imprecisa.
Pero, hoy en día, ya existen formas de optimizar este tipo de procesos, minimizando costos mientras maximizas la eficiencia. El uso de aplicaciones y plataformas digitales permite crear de forma instantánea un reporte de actividades con los resultados obtenidos y el registro de actividades con evidencias, el cual se envía automáticamente a los destinatarios que lo requieran.
Gracias a esto, no solo se hace sencilla la redacción del informe, sino que te permite el acceso inmediato a los datos, descartando la necesidad de los documentos impresos que tanto espacio de resguardo demandan.
Los reportes impresos siempre han sido la herramienta principal para documentar los resultados de las visitas en campo; se usaban para capturar la metodología de visita en campo, evidenciar el trabajo llevado a cabo con documentos físicos o fotografías, además de presentar un resumen de actividades. Pero cabe destacar que este enfoque tiene sus limitaciones.
Antes que nada, los reportes impresos generan un alto costo de producción, por el uso de papel, de impresoras, de copiado y por el costo del almacenamiento físico de los documentos.
A largo plazo, el costo de reunir información, imprimir y distribuir estos reportes se puede acumular de forma considerable, además de que el tiempo que toma recopilar los datos y plasmarlos en el informe físico, no solo hace lentos tus procesos, sino que incrementa el riesgo de cometer errores o de que haya pérdidas de información valiosa.
Aquí es donde los sistemas de asistencia de personal y las herramientas digitales pueden significar una gran diferencia. Si utilizas apps para generar informes, podrás eliminar casi en su totalidad el uso de documentación en papel.
Se trata de un documento donde se detallan las actividades realizadas durante una visita de campo. Aquí se puede incluir un informe técnico sobre el servicio dado, un resumen de las tareas realizadas y, además, las evidencias del servicio, donde podemos añadir fotos, las firmas de los clientes y observaciones adicionales.
Estos informes son sumamente necesarios para poder evaluar el desempeño de los técnicos en campo y lograr medir la satisfacción del cliente al mismo tiempo. Por otro lado, son usados para llevar a cabo evaluaciones del servicio, para garantizar que todo se haya ejecutado según lo planeado.
El contenido de los informes, generalmente, debe seguir un esquema estándar, agregando los objetivos de la visita, las acciones que se tomaron o llevaron a cabo, los resultados obtenidos y si hubo algún tipo de problema.
Es esencial que la redacción del informe esté correcta, sobre todo si se utiliza lenguaje técnico, para poder garantizar la comprensión y la utilidad de este documento.
La transición a plataformas digitales y apps no es difícil si cuentas con el apoyo de profesionales como en FIELD, donde te ayudaremos a avanzar tecnológicamente en tu empresa, a reducir costos y aumentar la productividad de tus colaboradores.
Te damos una lista de ventajas que puedes obtener al usar nuestra plataforma donde automatizarás, agilizarás y controlarás la gestión de las actividades que ejecuta tu personal de trabajo en campo:
