Dentro de las operaciones de campo, el manejo de documentos impresos puede convertirse en un proceso pesado y bastante costoso para cualquier empresa que lleva a cabo estos servicios.

Constantemente, las empresas o negocios invierten bastante dinero, tiempo y recursos en la gestión de documentos, desde que se crea un reporte hasta su distribución y resguardo

Hoy en día, la gestión digital es mucho más accesible, así que el continuar con estos métodos tradicionales puede acarrear muchos problemas, además de frenar tu crecimiento empresarial.

Por suerte, soluciones como el software de gestión del servicio de campo permiten deshacerse de la necesidad de imprimir los documentos, facilitando una solución moderna y eficiente ante el problema de los documentos impresos en campo.

Por este motivo, analizaremos las desventajas de los documentos impresos de campo y cómo el uso de software de gestión de servicios de campo te puede ayudar a ahorrar en costos y tiempo.

Documentos impresos

En muchos negocios e industrias, las actividades de campo necesitan de una variedad de documentos impresos para llevar un registro detallado de las operaciones del día a día.

Estos documentos impresos pueden incluir listas de verificación, órdenes de trabajo, informes de estado, registros de las tareas completadas, evidencias, etc. Aunque estos documentos son necesarios para garantizar un correcto seguimiento, el proceso de imprimir, distribuir y almacenarlos provoca una variedad de complicaciones logísticas.

Los problemas aparecen desde la necesidad de disponer de papel e impresoras en ubicaciones remotas, hasta la posibilidad de que los documentos impresos se dañen o se pierdan, teniendo información valiosa.

Asimismo, todo el proceso de recolección de estos documentos, para que se procesen después, es ineficiente y toma bastante tiempo, sobre todo en empresas donde gestionan varios sitios y equipos de trabajo en el campo.

Desventajas de los documentos impresos de campo

Usar continuamente los documentos impresos dentro de las labores de campo puede traer serias problemáticas a largo y corto plazo, tanto en términos financieros como operativos.

Estas son algunas de las principales desventajas que pueden afectar a tu empresa:

• Pérdida de tiempo: los colaboradores en campo, como los encargados de procesar los documentos impresos en la oficina central o empresa, pierden tiempo valioso en la creación, revisión, distribución y almacenamiento de estos.

Por otro lado, el tiempo que se requiere para recopilar estos documentos y luego llevarlos a las instalaciones de la empresa, provoca demoras en la toma de decisiones importantes.

• Costos elevados: los gastos relacionados con la impresión de documentos no solo incluyen el uso de papel, tinta y copiado, sino también costos directos, como el mantenimiento de impresoras, el almacenamiento físico, el transporte de estos, etc.

Con el pasar del tiempo, estos gastos se acumulan y afectan a los resultados financieros de la empresa, de forma negativa.

• Veracidad de la información: los documentos impresos pueden sufrir errores humanos, tales como la pérdida, el deterioro, daños, confusión en los datos, manipulación de la información, mala interpretación, etc. En las operaciones de campo la precisión es vital; estos problemas y errores pueden acarrear graves consecuencias.
• Medio ambiente y sostenibilidad: la sostenibilidad se ha vuelto una necesidad y una prioridad dentro de los entornos empresariales, para proteger a nuestro planeta; el uso excesivo de papel contribuye a la deforestación y provoca una huella de carbono innecesaria.

Implementar sistemas digitales significa mayor eficiencia, velocidad y vanguardismo, además de que ayuda a las empresas a alinearse con políticas de responsabilidad medioambiental.

¿Hay una forma fácil de ahorrar en los documentos impresos de campo?

Si, como empresa, buscas mejorar tu eficiencia, reducir los gastos operativos y ahorrar tiempo valioso, cambiarte a soluciones digitales es la respuesta lógica.

Estas son las formas en que puedes lograrlo, al dejar atrás los documentos impresos:

• Utiliza un software de gestión del servicio de campo: con este podrás centralizar la información, además de que permite a tus colaboradores registrar y acceder a los datos en tiempo real, sin la necesidad de usar papel.
• Digitaliza los informes: con ayuda de apps y sistemas en la nube, los informes de campo pueden crearse, compartirse y almacenarse de forma digital, eliminando el uso de documentos físicos y haciendo simple el acceso a la información.
• Optimiza la comunicación: integrando estos software lograrás mejorar la comunicación entre el personal de campo y la oficina central, lo que mejora la comunicación, la colaboración y evita las demoras que se provocan a partir del transporte de documentos físicos.
• Fácil acceso: los documentos e informes digitales se pueden almacenar de forma segura en la nube, lo que permite un acceso veloz y eficiente a la información, en cualquier momento y lugar.
• Automatiza tus indicadores de eficiencia operativa en campo.